Nyhedsbrev oktober 2018
Efteråret banker på døren og med det også lidt nyheder fra LEA fronten.
Persondataforordningen
Hvad skal vi gøre som bestyrelse?
Som bekendt fik vi den 25. maj 2018 en ny persondataforordning, som erstattede den tidligere persondatalov. Brud på den nye forordning kan koste virksomheder og bestyrelser dyrt i bøder, såfremt man ikke overholder databeskyttelsesreglerne, og virksomhederne skal kunne dokumentere, at de overholder reglerne.
Det er derfor nødvendigt, at man som forening og bestyrelse får styr på sine dataoplysninger og sine arbejdsgange. Ligeledes er det vigtigt at man som bestyrelse sikrer sig, at foreningens medlemmer får de nødvendige oplysninger om behandling af persondata i foreningens regi.
I de fleste foreninger har bestyrelsen arkiver, såvel elektronisk som på papir. Disse kan indeholde personoplysninger, eller andre informationer, der skal behandles i forhold til den nye persondataforordning.
Hos LEA anbefaler vi derfor at bestyrelserne sørger for følgende i deres daglige bestyrelsesarbejde samt tager stilling til lovgivningen:
- Få overblik over foreningens personoplysninger.
- Gennemgå betingelserne for jeres udbydere af mail-, cloud- og evt. hjemmesideløsninger.
- Fastsæt interne retningslinjer for hvordan foreningens personoplysninger må behandles i bestyrelsen.
- Fastsæt en procedure i tilfælde af sikkerhedsbrud.
- Lav en fortegnelse over foreningens behandling af personoplysninger
- Informer foreningens beboere og medlemmer om foreningens behandling af personoplysninger.
- Fastsæt en procedure for, hvordan beboerhenvendelser skal behandles.
- Indgå databehandleraftaler med foreningens samarbejdspartnere
- Indhent samtykke, hvis foreningen behandler personoplysninger, der ikke er nødvendige af hensyn til driften.
Hos LEA kan vi anbefale, at bestyrelsen nærlæser vedlagte skriv fra EJL omkring problemstillingerne.
Hvis I som bestyrelse er i tvivl, så kontakt jeres administrator, som kan bistå jer med råd og vejledning.
50 % rabat på drifts og vedligeholdelsesrapporter
Der er ingen tvivl om, at en vedligeholdelsesplan er et rigtig godt arbejdsværktøj for den eksisterende og fremtidige bestyrelse. Disse rapporter giver bestyrelsen mulighed for at planlægge vedligeholdelsen mere end et år frem og samtidig have et økonomisk redskab til brug for den løbende budgetplanlægning.
Vi er derfor rigtig glade for, at vi i resten af 2018 kan tilbyde alle foreningskunder 50 % rabat på bestilling af nye drifts og vedligeholdelsesplaner eller blot en opdatering af eksisterende rapporter gennem PROMANA Bygningsrådgivning.
Tag fat i din administrator eller kontakt PROMANA direkte på 58 58 70 38 og henvis til aftalen.
Ny branche godkendt overdragelsesaftale ved salg af andelsboliger
Ejendomsforeningen Danmark har tidligere på sommeren i samarbejdet med ABF, Dansk Ejendomsmæglerforening, Foreningen af Advokater med Ejendomsadministration og Danske BOLIGadvokater udarbejdet en ny, fælles overdragelsesaftale for køb og salg af andelsboliger.
Denne aftale har vi nu fået implementeret i vores UNIK administrationssystem og aftalen vil derfor blive benyttet ved alle fremtidige handler med andelsboliger. Jeres daglige administrator vil kontakte bestyrelsen, således at aftalen tilpasses foreningens vedtægter og evt. særlige vilkår.
Bestyrelses-WEB: Nem og effektiv adgang til foreningens oplysninger på alle tider af døgnet
Hos LEA vil vi altid gerne gøre arbejdet for bestyrelsen nemmere og lettere. Med Bestyrelsesweb får I online adgang til jeres regnskab, inklusiv adgang til alle bilag, balancer og restancelister. Gå direkte til foreningens dokumenter, referater, beboer oplysninger og den korrespondance vi har med de enkelte beboere. De foreninger, som bruger Bestyrelsesweb i dag, fortæller, at de oplever en nemmere og mere effektiv hverdag – det er dejligt overskueligt, når man kan tjekke alle informationer og dokumenter et sted – online.
Tag fat i jeres administrator og hør nærmere.
Bestil bestyrelsesweb inden den 1. december 2018 og få gratis oprettelse hos UNIK
(normal oprettelsesgebyr hos UNIK er på 2.000,- kr.)
Nye regler for valuarvurderinger
Pr. 1. oktober 2018 trådte nye regler omkring udarbejdelse af valuarvurderinger i kraft og alle valuarer er forpligtet til at efterleve de nye krav, som blandt andet tæller valuarernes uddannelse samt erfaring på markedet. Forhåbentlig betyder de nye retningslinjer og krav at valuarvurderingerne får en øget gennemsigtighed. Hos EDC Poul Erik Bech arbejdes der i øjeblikket på en uddybende artikel omkring de nye regler og normkrav, som også vil blive udsendt til andelsforeningskunder hos LEA.
