Persondatapolitik

LEA beskriver i denne Privatlivspolitik, hvilke data vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvordan de behandles.

Sidst opdateret 22-03-2023

I LEA behandler vi personoplysninger på vegne af vores kunder, som vi er databehandlere for. Privatlivspolitikken omhandler derfor alle persondata, som du giver os eller vi indsamler om dig når du er kunde, samarbejdspartner eller hos os eller vores kunder. Den gælder også når du besøger www.lea.dk

Persondata er enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person.

Vi har brug for dine persondata for at kunne administrere dit lejemål, hvilket er et lovligt formål.

De relevante regler, som gælder for vores behandling af personoplysninger, er fastsat i databeskyttelsesforordningen (forordning nr. 2016/679 af 27, april 2016) og databeskyttelsesloven (lov nr. 502 af 23. maj 2018).

Dataansvarlig:

LEA er i visse tilfælde selv dataansvarlig. Har du spørgsmål til vores behandling af personoplysninger er du velkommen til at rette henvendelse til:

LEA Ejendomspartner A/S

CVR 10 00 68 56

Vi har kontorer på følgende adresser:

Jernbanegade 25, 6000 Kolding
Vestre Stationsvej 25, 5000 Odense C
Peders Kirkeplads 9, 1, 4700 Næstved
Bremerholm 31, 1069 København K

Du kan altid kontakte os på lea@lea.dk eller telefon +45 44 57 03 40, hvis du har spørgsmål.

Vores behandling af data

Vores behandling af data og personlige oplysninger overholder EU’s databeskyttelsesforordning og alle danske love og regler på området.

Hvilke data bruger vi?

Vi skelner mellem følsomme personoplysninger (herunder oplysninger vedr. straffedomme og lovovertrædelse) og almindelige personoplysninger.

Almindelige personoplysninger er f.eks. navn, adresse, CPR-nr., familieforhold, økonomiske oplysninger osv.
Følsomme personoplysninger er f.eks. oplysninger om etnisk oprindelse, religiøs overbevisning, politiske tilhørsforhold osv.

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de oplysninger, der er nødvendige for at vi kan varetage ejendomsadministration og opfylde de krav, der i øvrigt er i lovgivningen. De behandlede personoplysninger kan omfatte følgende typer:

Navn
E-mailadresse
Telefonnummer
Adresse
CPR-nummer
Betalingsoplysninger
Forbrug af vand, varme og el
Hændelser i lejemålet,
Klager afgivet af og imod
Øvrige personoplysninger der behandles med henblik på at varetage ejendomsadministration og heraf beslægtet virksomhed.

Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme persondata om dig, medmindre vores aftale eller samarbejde kræver dette. Det kan f.eks. være helbredsoplysninger i forbindelse med særlige indretninger af dit lejemål, oplysninger i forbindelse med modtagelse af tilskud/betaling af leje via serviceloven eller anden sociallovgivning.

Vi kan også behandle persondata om dig i forbindelse med en klagesag, en sag om overtrædelse af husorden og lignende. Du vil i så fald blive orienteret om det.

Behandling af oplysninger

Vi indsamler og opbevarer dine data i forbindelse med bestemte formål eller andre lovlige forretningsmæssige formål.

Det sker bl.a. til brug for:

Opfyldelse af din anmodning om ydelser ifm. dit lejemål, andelslejlighed eller ejerlejlighed, mv.
Administration af dit lejemål eller ejendom, herunder nødvendig kommunikation med dig
Hvis udlejer eller foreningen ønsker at sælge ejendommen, bliver persondata tilgængeligt i et datarum til brug for due diligence, hvilket bl.a. finder sted med lejelister og lignende
Fastlæggelse af retskrav eller til imødegåelse af et retskrav
Opfyldelse af lovkrav
Øvrige lignende formål ifm. Administrationen
Håndtering og administration af venteliste

Vi behandler kun data om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Formålet er afgørende for, hvilken type data om dig, der er relevante for os. Det samme gælder omfanget af de persondata, vi bruger. Vi bruger f.eks. ikke flere data, end dem, vi har brug for til det konkrete formål.

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål.

Indsamling af personoplysninger
Normalt får vi personoplysningerne fra dig, mens vi i andre tilfælde kan indsamle fra følgende kilder:

Ejere og andelshavere
Tidligere ejendomsadministratorer

Retsgrundlag for behandlingen af personoplysninger

Vi behandler kun dine personoplysninger, når vi har et lovligt behandlingsgrundlag i overensstemmelse med GDPR. Behandlingen af personoplysninger sker alt efter de konkrete omstændigheder på baggrund af følgende behandlingshjemmel:

Behandlingen er nødvendig for opfyldelsen af en kontrakt med den registrerede person, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b.
Behandlingen er nødvendig for at overholde gældende lovgivning, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, lita c.
Behandlingen er nødvendig for at forfølge en legitim interesse, hvor den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger, ikke går forud herfor, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f
Hvis vi har bedt om dit samtykke til behandling af nogle konkrete personoplysninger, er behandlingsgrundlaget for de konkrete personoplysninger dit samtykke, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra a. Samtykket kan altid trækkes tilbage ved at kontakte os via de kontaktoplysninger, der er angivet nederst i denne politik, og hvis samtykket trækkes tilbage, slettes personoplysningerne, der

behandles på grundlag af samtykket, medmindre de kan eller skal behandles for eksempel for at overholde en retlig forpligtelse.

I det omfang vi behandler dine personoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af legitime interesser. Følgende behandling kan typisk forekomme:

Vi videregiver almindelige personoplysninger til vores kunder, håndværkere, huslejenævn, nye ejere og administratorer mv. i det omfang, hvor det er nødvendigt i forbindelse med drift og administration af ejendommen

Kontrol, opdatering og sletning af dine data

Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende, enten via kontakt med dig eller via opdatering fra offentlige databaser (CVR-registret).

Da vores arbejde med administration er afhængigt af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data.

For at sikre kvaliteten af dine data, har vi vedtaget interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af dine persondata.

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data. Vi opbevarer altid i det tidsrum, som lovgivningen forpligter os til, herunder til brug for overholdelse af bestemmelserne i eksempelvis bogføringsloven og hvidvasklovgivningen. Vi har defineret sletterutiner og kontrol til sikring heraf.

Videregivelse af data og oplysninger

Vi videregiver kun persondata til samarbejdspartnere og aktører, hvis vi har en hjemmel til det. Det kan være fordi vi er retligt forpligtet til at videregive dine persondata, f.eks. som led i indberetning til en myndighed, eller hvis vi har en berettiget interesse, og denne interesse ikke overstiger hensynet til dig. Det kan bl.a. være når vi udarbejder forbrugsregnskaber, tilmelder beboeren som aftager af f.eks. gas eller el-forbrug på adressen, tilmelder opkrævningen af husleje til Nets, korrespondance via e-boks m.v. Det kan også være, hvis der behandles tvister i Huslejenævnet eller Boligretten.

Videregivelse af dine personoplysninger kan omfatte følgende:

Offentlige myndigheder
Ejendomsejere
Ejendomsadministratorer
Huslejenævn
Revisor
Advokat/inkassoselskab
Håndværker

Vi videregiver ikke persondata til brug for markedsføring.

Alle leverandører er i relevant omfattet af databehandleraftaler for at sikre databeskyttelse, der følger af databeskyttelseslovgivningen. For leverandører der befinder sig i tredjelande, vil en sådan overførsel være beskyttet af EU-Kommissionens standardbestemmelser.

Underdatabehandlere

LEA Ejendomspartner fungerer som databehandler for vores kunder og i den forbindelse har vi indgået aftaler med en række underdatabehandlere – fx har vi en databehandleraftale med Unik System Design, som er det administrationssystem vi anvender. Alle underdatabehandlere skal overholde vores sikkerhedskrav, og de må ikke bruge personoplysninger, som de modtager fra os til andre formål.

Oplysninger om eventuelle overførsler til tredjelande

Vi videregiver ikke dine persondata til aktører uden for EU/EØS, og vi deler ikke dine persondata med aktører i lande uden for EU/EØS.

Hvis der måtte ske overførsel af personoplysninger til tredjelande, vil det ske på baggrund af standardbestemmelser om databeskyttelse godkendt af EU-Kommissionen med henblik på at sikre et beskyttelsesniveau som er essentielt tilsvarende det inden for EU.

Sikkerhed

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vi har procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner. Vi kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn. For at undgå datatab tager vi løbende backup af vores datasæt.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

Dine rettigheder som registreret

Ret til adgang til dine persondata

Du har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data i Danmark og i udlandet.

Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de data, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os.

Ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes.

I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Ret til at få begrænset din behandling af personoplysninger
Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, sådan at vi kun opbevarer dine personoplysninger i en given periode.

Ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan henvende dig til os, hvis du vil gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata.

Tilbagekaldelse af samtykke
Hvis, vi har indhentet dit samtykke til en del af vores behandling af dine personoplysninger, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykket, inden tilbagekaldelsen

Ret til at flytte dine data

Du har ret til at modtage de persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler data om dig som led i en kontrakt, hvor du er part, kan du også få tilsendt dine data. Du har også ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyder.

Hvis du ønsker at bruge din ret til at flytte dine data (dataportabilitet), vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt format.

Hvis du ønsker at få adgang til dine data, få dem rettet eller slettet, eller gøre indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi om det er muligt og giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter vi har modtaget din henvendelse.

Der kan være betingelser eller begrænsninger til ovennævnte rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du har ret til at udøve dine rettigheder i ethvert tilfælde, da dette afhænger af de nærmere omstændigheder i forbindelse med de pågældende behandlingsaktiviteter.

Klage

Vil du klage over vores håndtering af persondata, kan dette ske ved henvendelse til Datatilsynet på datatilsynet.dk.

Ændringer

Vi forbeholder os retten til at ajourføre og ændre denne politik. Såfremt politikken ændres, vil datoen og versionsnummeret øverst i dokumentet tilpasses.